Estimación de conceptos básicos y cotización de trabajos en fabricación de metales personalizados.

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En una era de costos crecientes debido a la escasez de mano de obra y los desafíos de la cadena de suministro, el acceso oportuno a los datos es esencial. Las hojas de cálculo estáticas utilizadas para estimar y rastrear costos deben ser reemplazadas por una gestión de datos dinámica, como sistemas de planificación de recursos empresariales que incorporen conocimientos históricos y tribales con la recopilación y el análisis de datos actuales. El objetivo es generar estimaciones consistentes y ofrecer precios rentables y competitivos.

Estimar los fundamentos es importante, especialmente ahora. Numerosos factores influyen en el costo de producir piezas, y comprender los conceptos básicos de las tarifas de taller y las tarifas de venta es fundamental para determinar un precio de venta que sea competitivo y rentable.

Las tarifas de taller son los costos incurridos por la producción de piezas por hora. Para determinar las tarifas del taller, primero identifique sus tarifas de mano de obra directa por hora, sus costos generales fijos y sus costos generales variables.

Las tarifas de mano de obra directa por hora son las más fáciles de establecer. Simplemente se basan en el salario por hora real pagado a los empleados. Para determinar la tarifa de mano de obra directa por hora para cada departamento de producción, sume el salario por hora de cada empleado del departamento y luego divídalo por el número total de empleados. Esto le da la tarifa promedio por hora.

Luego, la mayoría de las empresas redondearán esa cifra. Si su tarifa promedio fuera de $18,33 por hora, podría redondearla a $18,50 o $19,00. Asegúrese de calcular la tarifa de mano de obra directa por hora para cada departamento de producción, cada uno de los cuales tiene distintos grados de experiencia entre los empleados capacitados.

También podría considerar identificar una tarifa para la instalación. Algunas máquinas pueden requerir empleados más experimentados para su configuración, pero una vez que producen el primer artículo, un empleado con menos experiencia puede manejar las piezas.

Incluso podría establecer tarifas de mano de obra directa por hora según el tipo de trabajo, como prototipo versus producción o ejecución estándar versus acelerada. Por lo general, un empleado con más experiencia producirá prototipos y un taller cobrará tarifas más altas por acelerar la producción.

Las tasas de gastos generales son más difíciles de establecer. Algunos simplemente establecen una tasa única de gastos generales para la instalación, mientras que otros desarrollan tasas para cada departamento de producción. Después de todo, los costos detrás de cada proceso (corte, doblado, desbarbado, mecanizado, soldadura o cualquier otra cosa) pueden variar. Algunas máquinas pueden estar completamente depreciadas, mientras que otras son nuevas y apenas están comenzando a depreciarse o tienen un pago de arrendamiento cada mes. El consumo de energía también puede variar y algunos equipos pueden requerir más mantenimiento.

Desarrollar tasas de gastos generales para cada departamento de producción le permite ver el costo real de ejecutar la operación y le permite ser más competitivo en sus precios. Para desarrollar tasas de gastos generales por departamento de producción, es necesario considerar los gastos generales fijos y variables.

Se incurre en costos generales fijos ya sea que la instalación esté en funcionamiento o cerrada. Algunos ejemplos serían el alquiler, el arrendamiento de equipos, los servicios públicos y la depreciación. Calcularlos para toda la instalación es sencillo; determinar los costos generales fijos para cada departamento de producción es un poco más complejo.

FIGURA 1. El precio de venta incorpora la tarifa de venta, el material y el hardware, y el procesamiento externo. En este ejemplo, la tarifa de venta incluye los gastos generales de la tienda, la mano de obra directa y las ganancias, pero algunos también incorporan gastos generales operativos que incluyen gastos como ventas, marketing, contabilidad y administración.

Utilizando los datos de los 12 meses más recientes, puede asignar costos a cada departamento de producción en función de los metros cuadrados (alquiler, servicios públicos) o los costos de equipo (arrendamiento de equipos y/o depreciación). Una vez que tenga los costos totales asignados a cada departamento de producción, determine el costo por hora dividiendo el total por las horas productivas estimadas para los próximos 12 meses. Esto le dará los costos generales fijos por hora para cada departamento de producción.

Los costos generales variables están directamente relacionados con la producción de piezas que generan ingresos. Algunos ejemplos serían consumibles como gases de soldadura, alambres o varillas de soldadura, equipos de seguridad y mano de obra indirecta. Estos gastos varían con los aumentos o disminuciones de la producción.

Nuevamente, utilizando datos de los últimos 12 meses, puede asignar costos al departamento de producción correspondiente. Debido a que estamos en un período inflacionario, querrás aumentar estos costos totales en función de los aumentos esperados durante los próximos 12 meses. Luego, divide los costos totales de un departamento por las horas productivas estimadas para los próximos 12 meses, lo que le da los costos generales variables por hora para cada departamento de producción.

Las horas productivas estimadas son el tiempo que se espera que el equipo produzca piezas que generen ingresos. Una operación de un turno, ocho horas por día, cinco días por semana, tiene 2.080 horas trabajadas en un año. Por supuesto, los empleados no trabajan 2.080 horas. Toman descansos, como exige la ley, se van de vacaciones y bajas por enfermedad y tienen vacaciones de empresa. Y a veces un empleado se queda fuera, sin dejar a nadie disponible para operar una máquina. Además, es posible que algunos departamentos no se utilicen por completo en el transcurso de 12 meses.

Una vez que determine el porcentaje de tiempo que un departamento será productivo, multiplique ese porcentaje por las 2080 horas (o más, si está ejecutando varios turnos) para determinar las horas productivas estimadas para ese departamento. Así, un departamento que trabaja el 80% del tiempo tendría 1.664 horas productivas estimadas al año (2.080 × 0,80).

Para departamentos de producción con múltiples máquinas, las horas productivas estimadas incorporarían la suma de todas ellas. Supongamos que tiene tres láseres en su departamento de corte y que las horas productivas estimadas para cada uno son 1664. Entonces, el total de horas productivas por año para el departamento sería 1,664 × 3, o 4,992 horas.

Ahora que ha determinado su tarifa de mano de obra directa por hora, costos generales fijos por hora y costos generales variables por hora, puede sumarlos para calcular su tarifa de taller por hora para cada departamento de producción.

La tasa de venta de cada departamento de producción ayuda a determinar el precio por el tiempo de producción de las piezas. En realidad, la tasa de venta es una función de lo que soportará el mercado. Según la tasa de venta del mercado para cada departamento de producción, puede determinar la ganancia utilizando las tasas de tienda que calculó anteriormente.

Para cada área de producción, la ganancia estimada sería la tasa de venta en el mercado menos la tasa de compra. El precio de venta es el precio al que la empresa está dispuesta a producir y entregar piezas. Incluye la tarifa de venta más el costo de los materiales y el procesamiento externo (ver Figura 1).

Algunas operaciones quieren que todos los costos se absorban en su totalidad a efectos de estimación. En estos casos, dan estimaciones que incorporan los costos generales operativos. Estos costos no inventariables incluyen gastos que no generan ingresos, como ventas, marketing, administración y contabilidad.

FIGURA 2. Las cotizaciones que incorporan numerosas variables generalmente logran una mayor precisión, con menos variación entre los tiempos reales y estimados.

Para determinar el costo general operativo por hora, nuevamente utilizaría los datos de costos de los 12 meses más recientes para estas áreas y dividiría el total por el total de horas productivas estimadas para todos los departamentos de producción. Agregue los costos generales operativos por hora al precio de venta y obtendrá el precio de venta totalmente cargado.

Identificar y calcular la tasa de venta de un departamento de producción es solo un componente para proporcionar una estimación. Una pieza más crítica es el tiempo estimado que llevará producir la pieza. Las variables incluyen el tipo de material, el espesor del material, el tamaño de la pieza, la geometría interna, el hardware, el número y tipo de dobleces, el acabado de la pieza y cualquier otra variable de procesamiento que afecte el tiempo necesario para completar un trabajo. Así como desarrolló tarifas por hora para cada departamento de producción, también puede desarrollar fórmulas estándar que incorporen estas variables para estimar el tiempo requerido. El uso de fórmulas estándar junto con su tasa de venta producirá estimaciones consistentes independientemente del estimador. Por ejemplo, una fórmula de plegado podría incorporar no solo el número de plegados de una pieza en particular, sino también el número de volteos de la pieza, teniendo en cuenta el tamaño de la pieza y la necesidad de ayudantes.

Cuando se utiliza una fórmula estándar para un láser, un estimador solo necesitaría ingresar el espesor del material, el tipo de material, el total de pulgadas de corte y el número de perforaciones. Luego, la fórmula proporcionará el tiempo de ejecución estimado.

Las fórmulas exactas pueden variar según la operación y pueden evolucionar con el tiempo. Por ejemplo, una fórmula para corte por láser podría comenzar con (Pulgadas lineales de corte/velocidad de corte en IPM) + (Número de perforaciones × Tiempo de perforación/60). Luego, los estimadores multiplicarían el resultado por las tarifas horarias del departamento para la mano de obra directa y los gastos generales. A medida que evolucionan las cotizaciones, se pueden agregar otras variables a la fórmula, como el tiempo de remoción de la pieza, si la operación está automatizada o involucra a un ayudante martillando una pieza gruesa de un esqueleto. Es posible que una hoja cortada en una mesa de descarga no ocupe recursos de la máquina, pero aún así existen costos de mano de obra asociados con la extracción y organización de esas piezas y, dependiendo de la operación, un estimador podría querer contabilizarlos.

Los tiempos de configuración generalmente están estandarizados por el departamento de producción y la mayoría se basa en tiempos predeterminados, a menos que haya una pieza demasiado compleja o simple. Los estimadores generalmente dividen el tiempo de preparación por la cantidad y lo multiplican por la tarifa por hora del departamento (aunque la tarifa de mano de obra directa del taller puede ser mayor, dependiendo del personal de preparación involucrado). Cuanto más corta sea la configuración, más competitiva puede ser una tienda en tiradas de poca cantidad.

La idea es conseguir que el tiempo estimado se acerque lo más posible al tiempo real, una hazaña que (como veremos pronto) hace que toda una operación sea más flexible y competitiva (consulte la Figura 2). Y cuando utiliza un sistema ERP, en lugar de hojas de cálculo tradicionales, puede mantener todas las tarifas de mano de obra y gastos generales, así como las fórmulas estándar en un solo lugar, lo que facilita las actualizaciones y el acceso de todos los estimadores.

Ser capaz de comparar el tiempo y los costos reales durante la producción con la estimación original le permite evaluar el desempeño de los empleados, la validez de las fórmulas estándar, la utilización de materiales y la absorción de gastos generales. Cuando vea una variación, puede ajustar el precio según sea necesario para pedidos futuros.

Al rastrear y comparar el tiempo de mano de obra directa real versus el estimado para cada operación, usted evalúa la precisión de la estimación y la eficiencia de los empleados. Un tiempo de mano de obra mayor que el estimado podría indicar un problema, como exceso de piezas de desecho y retrabajo. Las instrucciones de trabajo pueden ser vagas, los empleados pueden necesitar más capacitación o la estimación (incluida la fórmula estándar en la que se basa) puede simplemente ser inexacta. Si los empleados se desempeñaron de manera eficiente y la operación transcurrió sin problemas, es posible que deba reevaluar la fórmula estándar y ajustarla según sea necesario.

Luego viene la utilización de materiales. ¿El rendimiento real fue mayor o menor que el estimado? Evalúe la variación, determine la causa y ajuste según sea necesario para cotizaciones futuras.

Las comparaciones reales versus estimadas también afectan la absorción de gastos generales. Si un trabajo lleva menos tiempo del estimado, absorbe menos gastos generales y genera mayores ganancias. Por el contrario, si tomó más tiempo del esperado, absorbe más gastos generales y pone en riesgo las ganancias.

Evalúe las tasas de gastos generales trimestralmente y asegúrese de que incorporen cambios en la utilización del equipo, las horas reales utilizadas y los gastos reales incurridos. Al monitorear y ajustar continuamente las tarifas generales, usted ayuda a asegurarse de no absorber en exceso o de menos estos costos.

La comparación real versus estimada le permite refinar continuamente las tasas, tiempos y fórmulas que utilizan los estimadores. En pocas palabras, las cotizaciones precisas le ayudan a mantener beneficios constantes.

En entornos altamente competitivos o durante tiempos de recesión económica, conocer los costos precisos le permite comprender hasta qué punto puede reducir los precios para mantener las luces encendidas sin perder dinero. Esto puede significar la diferencia entre mantener empleados capacitados o enfrentar reducciones difíciles de la fuerza laboral.

Digamos que su empresa ha alcanzado su capacidad productiva. Si conoce los costos precisos y las ganancias generadas por un trabajo, puede reevaluar los precios de los artículos de menor margen y aumentar los precios de venta en consecuencia.

La capacidad de estimar con precisión el costo de producción puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en el competitivo panorama de fabricación actual. Estimar el costo de un trabajo o servicio requiere una comprensión firme de la pieza, su historial de producción, el tiempo requerido para producirla y los costos asociados de mano de obra y materiales.

La identificación precisa de los costos asociados garantiza que cada orden de producción se adhiera al modelo de negocio de la empresa y al margen deseado. Durante décadas, la manufactura ha sobrevivido utilizando conocimientos tribales, lápiz y papel, hojas de cálculo y documentos impresos para cotizar negocios. Es posible que estos métodos lentos y arcaicos hayan funcionado en el pasado, pero no lo harán en el futuro. Aquí, las plataformas de software modernas están desempeñando un papel cada vez más importante, ayudando a los talleres a optimizar el cálculo de los costos y estimaciones de los trabajos. Esto ayuda a mantener las ganancias constantes y, en última instancia, hace que un fabricante sea más competitivo a medida que navega en un panorama económico en constante cambio.